DMS Intake Business Flows

Dokumen ini menjelaskan alur bisnis utama dari berbagai pintu masuk dokumen dan email di DMS.

Konsep Inti

  • Inbox email menyimpan metadata email dan file mentah .eml/.msg.
  • Attachment mapping menghubungkan attachment email ke Document dan DocumentVersion.
  • Document diidentifikasi oleh doc_key, bukan nama file upload.
  • Crowdsourced sync berarti satu email bisa ditemukan dari beberapa mailbox, tetapi tetap menjadi satu canonical staged email.
  • Direction (inbound / outbound) dipakai untuk klasifikasi dan ranking, bukan lagi filter keras saat memilih existing document.
  • Password dokumen tidak disimpan plaintext. Jika diisi, password disimpan terenkripsi pada document target.

Flow 1: Manual IMAP Sync (Crowdsourced)

Gunakan flow ini ketika email berasal dari mailbox user Microsoft 365 / IMAP dan perlu direview dulu sebelum masuk Inbox DMS.

  1. User membuka menu Sync.
  2. User memilih mailbox credential yang tersimpan atau mengisi credential sementara.
  3. Sistem melakukan IMAP sync read-only.
  4. Email hasil sync masuk ke staging sebagai SyncedEmail.
  5. Setiap hasil sync user dicatat sebagai evidence, bukan email final baru.
  6. Sistem melakukan dedupe berdasarkan canonical key, Message-ID, hash raw email, dan fingerprint fallback.
  7. Trust level dibangun dari jumlah dan jenis evidence:
  8. single_source
  9. corroborated
  10. trusted
  11. conflicted
  12. Setiap user berhak memberi keputusan review:
  13. my evidence is ok
  14. denied_irrelevant
  15. denied_secret
  16. Email dengan status restricted tidak boleh dipromote ke Inbox DMS.
  17. Saat dipromote ke Inbox DMS, attachment auto-map ikut dijalankan jika project tidak sedang legal hold.

Kapan dipakai: - ketika sumber email berasal dari mailbox user - ketika perlu crowdsource / contributor tracking - ketika perlu hak denial sebelum integrasi final

Flow 2: Upload Email .eml / .msg

Gunakan flow ini ketika user sudah memiliki file email lokal.

  1. User membuka Inbox > Upload.
  2. User upload file .eml atau .msg.
  3. Sistem menyimpan raw file dan metadata email.
  4. Attachment diekstrak dan didedupe dengan sha256.
  5. Jika project dipilih, auto-map attachment dicoba.
  6. Jika confidence rendah atau doc type tidak terinfer, attachment masuk review manual.

Catatan: - upload email langsung membuat EmailMessage final di Inbox - berbeda dari IMAP sync, flow ini tidak melewati staging crowdsourced

Flow 3: Promote Staged Sync ke Inbox

Gunakan flow ini setelah email hasil IMAP sync sudah direview dan disetujui.

  1. Manager/editor membuka detail staged email.
  2. Pilih project/module tujuan jika belum terisi.
  3. Klik promote/import ke Inbox.
  4. Sistem menyalin raw email dari staging ke storage Inbox.
  5. Sistem parse email final, simpan metadata, dan jalankan auto-map attachment dengan context project/module/direction yang sama seperti upload email.
  6. Halaman detail email final menampilkan provenance:
  7. trust level
  8. contributor
  9. source mailbox
  10. review status

Flow 4: Manual Map Attachment dari Inbox

Gunakan flow ini jika attachment belum termap otomatis atau perlu koreksi manual.

  1. User buka detail email.
  2. Klik Map pada attachment.
  3. Halaman mapping sekarang otomatis mencoba memakai konteks email:
  4. project/module dari email
  5. doc type hasil inferensi
  6. direction email
  7. exact-hash suggestion jika ada
  8. User memilih salah satu:
  9. Create new Document
  10. Update existing Document
  11. Jika memilih existing document, sistem tidak lagi memblokir hanya karena direction berbeda.
  12. Jika hash attachment sama dengan versi terakhir, sistem reuse existing version.
  13. Jika file terenkripsi, user bisa isi Document Password.

Kapan flow ini muncul: - auto-map confidence rendah - dokumen target ambigu - attachment non-standar - user ingin override target document

Flow 5: Manual Upload Document

Gunakan flow ini ketika sumber bukan email, misalnya file kerja lokal atau hasil ekspor.

  1. User buka Documents > Upload.
  2. Pilih project/module/doc type/direction.
  3. Pilih aksi:
  4. buat document baru
  5. tambah version ke existing document
  6. Sistem mencoba suggestion existing document dari judul, nama file, dan hash.
  7. Jika file terlindungi password, isi Document Password.
  8. Jika project/module meminta external source link, link boleh diisi belakangan dari detail page.

Flow 6: Add Version dari Existing Document

Gunakan flow ini ketika document series sudah ada dan user ingin menambah versi baru tanpa lewat email.

  1. Buka detail document.
  2. Pilih Add Version.
  3. Upload source file baru.
  4. Sistem membandingkan hash dengan versi sebelumnya.
  5. Jika sama, sistem dapat reuse atau menolak version baru sesuai aturan flow.
  6. Conversion, canonical markdown, dan diff tetap dijalankan sesuai pipeline normal.

Flow 7: Review Queue Attachment

Gunakan flow ini untuk attachment yang gagal auto-map atau sengaja ditandai needs_review.

  1. User buka review queue.
  2. Filter attachment yang butuh mapping.
  3. Masuk ke halaman mapping.
  4. Pilih existing document atau buat document baru.
  5. Setelah mapping sukses, attachment keluar dari queue.

Aturan Operasional yang Perlu Diingat

  • Legal hold memblokir mapping dan auto-map yang mengubah document/version.
  • Body email tidak disimpan ke database.
  • Password dokumen hanya dipakai untuk source Office yang terenkripsi dan disimpan terenkripsi.
  • direction jangan dipakai sebagai satu-satunya dasar memilih document.
  • Dedupe attachment selalu berbasis sha256.
  • Dedupe email crowdsourced selalu mempertahankan contributor/evidence, bukan membuat email final ganda.

Rekomendasi SOP

  • Gunakan IMAP Sync untuk mailbox kerja yang perlu review bersama.
  • Gunakan Upload Email untuk arsip .eml/.msg yang sudah ada di lokal.
  • Gunakan Manual Upload Document untuk file kerja non-email.
  • Gunakan Map Attachment hanya ketika auto-map belum cukup pasti.
  • Isi Document Password saat file Office terenkripsi agar compare dan conversion berikutnya tetap bisa berjalan.